Práce na dálku- jak na ni?

24.09.2020

Jak už jsme se zmínily v jednom z předchozích článků, home office představuje v dnešní době pro mnohé firmy konkurenční výhodu. S očekávanou druhou vlnou pandemie bude toto téma nabývat na významu. Home office je ale také skvělým nástrojem, který pomáhá sladit práci a rodinu a může mnoha ženám usnadnit alespoň částečné setrvání v zaměstnání po dobu rodičovské dovolené nebo jim umožnit dřívější návrat do práce, což je výhodné pro obě strany. Home office tak může být vhodným nástrojem pro snižování genderových rozdílů na trhu práce a může mít kladný vliv na snižování tzv. gender pay gap.

Pojďme se dnes podívat na to, jaké softwarové nástroje mohou při zavádění práce na dálku pomoci:

1. Komunikace:

Je důležité si nastavit primární komunikační kanál pro tzv. instantní komunikaci s tím, že je ideální tento kanál rozdělit na pracovní skupiny/týmy, u malých firem je samozřejmě vhodné mít i skupinu celofiremní. Důležité je nastavit si pravidla, kdy mají být zaměstnanci k dispozici a je také důležité využívat a respektovat režimy jako "offline", "nerušit" apod. např v době, kdy se zaměstnanec potřebuje věnovat jiné schůzce, školení, soustředit se na samostatnou práci apod. Tato pravidla je potřeba komunikovat napříč celou firmou a v ideálním případě je mít k dispozici a všem dostupné i v písemné podobě.

Instantní písemnou komunikaci je vhodné doplnit pravidelnými videokonferenčními schůzkami, které lépe pomůžou překonat sociální izolaci. Lze využít i pro prezentace, sdílení obrazovky apod.

Z online porad je vhodné pořizovat záznam (nahrávku), případně dělat zápis, který bude všem následně zpřístupněn - viz práce s dokumenty dále.

Kompletní přehled dostupných nástrojů a jejich vlastností najdete zde:

https://docs.google.com/spreadsheets/u/1/d/1KVkFFS-3shmvryQS_hGwXy05oMapsFoi1W42fMBHh1g/htmlview

Pro důležité záležitosti, které nevyžadují okamžitou reakci, ale je potřeba je uchovat a dohledat i zpětně je lepší používat jiné komunikační prostředky, např. e-mail. Ten je lepší používat např. i pro zasílání dokumentů. Pokud e-mail spěchá, můžeme na něj upozornit ještě prostřednictvím chatu.

2. Práce s firemními dokumenty a jejich ukládání

Při práci na dálku je velmi neefektivní ukládání souborů na počítačích jednotlivých uživatelů. Jednak s ohledem na dostupnost a bezpečnost dat, ale také s ohledem na snadnější týmovou práci.

Práci na dálku velmi usnadňují cloudové aplikace. Od jejich používání majitele firem často odrazuje právě obava o bezpečnost dat v cloudu, ale skutečnost je taková, že data v nich jsou zabezpečena mnohem lépe, než na počítačích jednotlivých uživatelů (u nichž může dojít k poškození, odcizení, nedostupnosti v případě onemocnění daného uživatele apod.).

Z běžně dostupných a Česku rozšířených cloudových systémů lze zmínit především tyto:

  • Google (ve verzi GSuite pro firmy)

  • One Drive

  • Dropbox

Jednou z mnoha předností je sdílení dokumentů, které umožňuje současnou práci více lidí na jednom dokumentu. Odpadá tak přeposílání několika verzí dokumentů, které vede ke zmatkům, zbytečnému vytváření dalších souborů, které zabírají místo na disku a k časovým prodlevám. Soubory lze sdílet s konkrétními lidmi, složky mohou být také přístupné různým týmům dle potřeby.

Pokud si nevíte rady, se zavedením cloudů vám rádi pomůžou IT odborníci.

3. Sdílené kalendáře

Práci napříč firmou velmi usnadní sdílené kalendáře.

Kalendář může mít nejen každý zaměstnanec, a ostatní, s nimiž kalendář sdílí, tak mohou mít přehled o jeho aktuálních aktivitách, ale kalendáře lze tvořit také pro jednotlivé projekty, pro týmy, lze v nich plánovat schůzky a ty přímo propojit např. s odkazy na online vysílání. Kalendáře opravdu umí divy!

Z volně dostupných lze doporučit opět např. Google, Office 365 aj.

4. Správa úkolů/projektů

Při práci na dálku je potřeba mít dobrý přehled o činnostech jednotlivých zaměstnanců, sledovat jejich průběh, a především výsledky, a také koordinovat činnosti na projektech.

K tomu může posloužit řada placených softwarů, jejichž přehled najdete např. zde:

https://www.easyproject.cz/srovnani-software-pro-rizeni-projektu

Malý firmám lze ale doporučit i freeware, např. Trello, které je velmi jednoduché a intuitivní a funguje de facto na bázi nástěnek se štítky, do kterých se zapisují úkoly. Na nástěnkách lze udělat libovolný systém sloupců (např. přidělit každému zaměstnanci jeden sloupec, nebo řadit úkoly dle projektů, případně řadit úkoly podle stadia plnění), možností je opravdu celá řada a tento freeeware může být při práci na dálku velkým pomocníkem. S nástěnkami lze pracovat jak v týmech, tak jednotlivě.

Dalším oblíbeným nástrojem pro malé firmy je také např. Slack, který spojuje více funkcí, včetně komunikace.

V práci na dálku je budoucnost, není třeba se jí obávat, stačí ji dobře uchopit. Softwarových nástrojů existuje celá řada, stačí si vybrat ty, které vám a vašim firemním podmínkám budou nejlépe vyhovovat.

Přejeme vám hodně úspěchů při zavádění home office ve vaší firmě. Budeme rády, když se s námi podělíte o své zkušenosti.